新加坡公司秘书是什么？

公司秘书（或称企业秘书）负责处理企业行政事务，其工作涵盖向 ACRA 申报及更新公司信息、筹备年度股东大会（AGM）议程以及记录会议纪要等事项。

公司秘书的核心职责包括：:

1. 向ACRA提交更新备案文件
2. 法定登记册的维护与管理
3. 筹备董事会及年度股东大会
4. 其他专项服务：
   

   • 关键申报期限提醒

   • 公司印章的保管及规范使用监督

   • 股东名册变更监测

   • 股东关系维护

延伸阅读： 新加坡公司秘书遴选指南

公司秘书作为企业法定高管，负责管理所有法定合规事务，同时担任董事及股东的合规顾问。

任职基本条件：

• 必须为自然人
• 须具备新加坡居留身份
• 未被依据《公司法》第155B条取消秘书任职资格
• 不得兼任公司唯一董事
• 并且需要具备以下资质：

  • 私人公司：无专业资质强制要求

  • 上市公司：需具备律师/会计师/特许秘书等专业资质，或过去5年内有3年以上上市公司秘书经验

外籍人士特别规定：
持有效工作准证（就业准证EP/S准证）或创业准证（EnterPass）的外籍人士可担任该职位。

适用企业范围：
除独资企业、有限合伙（LP）及有限责任合伙（LLP）外，所有新加坡商业实体均须委任公司秘书。需注意秘书职位空缺不得超过6个月。

了解更多公司秘书委任程序。

公司秘书必须确保公司的文件记录、年度申报和其他法定要求得到妥善处理。具体职责因公司而异，但基本包括以下内容：

• 维护和更新公司登记册
• 准备会计账簿
• 组织年度股东大会（AGM）和其他董事会会议
• 制作并传阅会议纪要（MOM）
• 提醒董事需要完成的任务及其截止期限
• 提交年度申报表
• 通过BizFile向ACRA更新公司资料变更
• 更新ACRA上的公司管理人员信息
• 确保公司、办公室、董事及其他管理人员和员工有足够的保险保障
• 处理股东信函并解答其疑问

如今，公司秘书的工作范围已远超合同约定。他们需要担任管理层的顾问，并在股东与董事出现分歧时进行调解。因此，任命一位经验丰富且合格的公司秘书至关重要。

优秀的公司秘书应积极主动，随时掌握最新法规动态。他们应能就人力资源、银行贷款、并购等事项向管理层提供建议，若具备法律背景，还可提供法律咨询。

公司秘书还需恪守诚信，以公司利益为重。因此选择优质的公司秘书服务提供商十分关键。秘书不得存在利益冲突，也不得以公司名义或通过泄露公司机密谋取非法利益。

企业在专注业务发展的同时，往往容易忽略诸多重要的法定事务。公司秘书的职责正是妥善处理这些事务，确保企业不会在合规方面出现疏漏。这一角色对企业的合规运营至关重要。虽然对部分企业而言，增加这一职位可能被视为财务负担，但实际上这是一项长期投资。新加坡会计与企业管理局（ACRA）亦认识到公司秘书的重要性，因而将其列为强制性要求。此举旨在确保企业持续合规，并保障相关利益方的权益。需特别注意的是，尽管最终法律责任由公司董事承担，但ACRA对公司秘书的失职行为同样追究责任。

对中小企业而言，设立专职公司秘书往往成本高昂。若企业规模有限，该职位人员可能面临工作量不饱和的情况。这正是HeySara的价值所在——作为专业服务机构及广受好评的秘书服务提供商，选择我们的外包服务不仅能节省时间和成本，更能高效满足企业所有秘书事务需求。

将公司秘书更换为HeySara的流程非常简单，而且您无需亲自操办任何手续！我们十分理解公司秘书对企业运营的重要性，将为您无缝衔接整个交接过程。

请放心，我们会主动联系您现有的秘书服务机构，处理所有文件转移事宜，并代为完成必要的行政手续。即使原秘书未予配合，我们也能妥善处理——只需您签署我们准备的解任文件，即可确保平稳过渡。您只需轻松等待，HeySara将以专业能力全面接管您的公司秘书事务。